五大方法，七個工具，輕松解決HR軟件選型難題
2023-06-27 
人力資源工具
幾百到上千人的企業(yè)規(guī)模，人力資源部平時各忙各的模塊，沒有HRIS，沒人懂HR系統(tǒng)，上軟件前臨時湊一個“選型天團”，在供應(yīng)商天花亂墜的售賣面前挑花了眼。不得已找了一個第三方咨詢顧問才勉強推進了下去，最后費時費力上了軟件，卻還有一半業(yè)務(wù)需求沒滿足......
這大概就是很多企業(yè)第一次，甚至是第N次HR軟件選型時的真實經(jīng)歷了。
看遍市面上所有選型PPT，依然選不好一個HR軟件？別著急，我們?yōu)槟銣?zhǔn)備了五大選型方法論，每一位選型人都值得擁有。
01 組建一個合適的選型隊伍
在軟件選型這件事上，HR來自火星，IT來自金星，需求和視角不一樣，沒有battle是不可能的。而當(dāng)IT部門想選A，人力資源部門想選B的時候，這個軟件有多好用就已經(jīng)不是那么重要了。這是一場關(guān)乎話語權(quán)的，關(guān)乎部門顏面和實力的對決。
最后battle就從哪個軟件好用，歪樓到了哪個部門出預(yù)算？再歪樓到開始爭論HRIS的編制放在哪......
組建一個合適的選型隊伍，能減少一半的選型煩惱。
一方面是明確目標(biāo)、職責(zé)和執(zhí)行等關(guān)鍵要素，能有效避免意見爭執(zhí)和需求遺漏。一次軟件選型理應(yīng)當(dāng)作一個項目來對待，項目經(jīng)理、執(zhí)行規(guī)劃等都要十分精確。而對于選型負(fù)責(zé)人的選擇，一般會按照上線模塊來抽調(diào)相應(yīng)的HR負(fù)責(zé)，如果隊伍中的人都不太懂軟件，外部聘請顧問或引入獨立機構(gòu)，也是常見的選擇。
另一方面則是能充分發(fā)揮不同角色的長處，尤其是能讓HR和IT優(yōu)勢互補，實現(xiàn)1+1>2的效果。
HR最清楚業(yè)務(wù)需求，即HR的工作要做什么輸出，有什么指標(biāo)；而IT的專長則是功能需求，即用什么工具、什么方案最能解決問題。
在選型過程中，IT的責(zé)任其實是要引導(dǎo)HR回歸業(yè)務(wù)需求，不必對那些看起來很炫但華而不實的功能沖動上頭。在前期需求溝通時，HR充分專注業(yè)務(wù)，并能一針見血地提出需求，也會讓軟件更加有價值。
02 做好關(guān)鍵用戶的需求分析
與供應(yīng)商前期溝通，提問題很重要。選型項目組也都會十分樂意去問供應(yīng)商很多問題，比如：
“你們家有沒有這個功能？那個功能？”
“聽說某某功能很火，你們家做得怎么樣？”
“聽說某家企業(yè)某個模塊做得特別好，他們是怎么做的？”
和供應(yīng)商聊的時候有多愉快，軟件上線后完全沒解決核心需求時就有多崩潰。
在選型溝通的時候，必須要帶著企業(yè)自身最迫切的需求、最棘手的場景、最痛的痛點出發(fā)，才能方便供應(yīng)商設(shè)計最滿足需要的方案。
怎么找到這些“最”？
首先是充分踐行業(yè)人一體，不只是從HR需求出發(fā)，直接看系統(tǒng)對員工全生命周期的服務(wù)和管理支持，而要先從業(yè)務(wù)出發(fā)來拆解需求。
比如業(yè)務(wù)需求是：每年培養(yǎng)很多管培生，希望讓合適的人在合適的位置持續(xù)產(chǎn)出。那么拆解的功能需求就應(yīng)該是：可滿足項目團隊的快速組建，人才的快速發(fā)現(xiàn)，知識管理平臺，員工服務(wù)平臺，離職預(yù)警，人才發(fā)展等。再導(dǎo)向到功能如何實現(xiàn)，產(chǎn)品如何選擇，如此，大方向不會錯。
其次是要充分挖掘關(guān)鍵角色的訴求，關(guān)鍵角色不只有HR。前期需求調(diào)研時要找夠人，更要找對人，管理層、人力資源不同業(yè)務(wù)模塊、員工都是關(guān)鍵用戶。
最后是要搞清楚每個模塊的目前狀態(tài)和未來期望，而且一定要挖掘地夠細(xì)。尤其是有些模塊當(dāng)前已經(jīng)有一定的數(shù)字化基礎(chǔ)了，那對于新系統(tǒng)的期望到底側(cè)重于什么？沒搞清的話，就會很容易導(dǎo)致上了新系統(tǒng)還不如之前Excel好用的尷尬。
03 抓住供應(yīng)商評估的關(guān)鍵要素
對內(nèi)的工作已經(jīng)做得很充分了，可當(dāng)幾家銷售人員“你方唱罷我登場”，“八仙過海各顯神通”時，面對每家各有千秋的“誘惑”，選型組表示：這道題又不會做了！
如何以專業(yè)的眼光，迅速辨別供應(yīng)商的真實能力？
選產(chǎn)品的時候，需求匹配是第一原則。
選擇軟件的第一原則自然是需求匹配度，產(chǎn)品能滿足就加分，不能就減分。但受預(yù)算等原因，肯定是沒辦法一次性實現(xiàn)所有需求的，同時考慮到未來的新增需求，模塊拓展就很重要，所以就要考量在場景深度和功能深度的研發(fā)投入，不同模塊的交互等更多的因素。
同時，一些重要的功能，前期可能會忽視，但上系統(tǒng)后卻發(fā)現(xiàn)很重要，比如HR常用的報表與分析工具，IT會比較關(guān)注的平臺化以及零代碼/低代碼開發(fā)擴展能力等，可單獨作為重點來考量和溝通。
選服務(wù)的時候，綜合服務(wù)商能力比服務(wù)團隊能力重要。
在和服務(wù)團隊溝通的時候，選型隊伍很容易以顧問個人能力代替公司能力，覺得這個人專業(yè)靠譜就夠了，但是此時的顧問未必和未來實施的顧問是同等水平的，甚至顧問本身的流動性就不小，所以一定要考察供應(yīng)商整體服務(wù)水平和本地服務(wù)能力。
除了這些基本要求外，對于比較有意的廠商，可以進一步溝通：
產(chǎn)品優(yōu)化：產(chǎn)品多久升級一次？最近一次升級了哪些功能？產(chǎn)品的路線圖是怎樣的？
問題處理：客戶上報系統(tǒng)問題的渠道有哪些？
知識賦能：為客戶開展哪些培訓(xùn)活動、開放哪些產(chǎn)品知識庫？提供哪些培訓(xùn)課程和認(rèn)證考試？
最后，文檔是產(chǎn)品功能的說明和項目經(jīng)驗的沉淀。可以問供應(yīng)商要一些產(chǎn)品幫助文檔、項目交付文檔等，通過文檔質(zhì)量考察供應(yīng)商實力。
04 掌握POC驗證三大技巧
俗話說“銷售的嘴，騙人的鬼”，售前說的話肯定都是好的，同時人和人之間的溝通本就有誤差，所以對于選型期的承諾不要過于相信，POC才是王道。
POC（Proof of Concept），為觀點提供證據(jù)。選型時把你的需求列出來，讓服務(wù)商做模擬演示，看能否解決這些需求。
當(dāng)然，并不是所有的選型都一定要做POC。有一些做免費、甚至小客戶產(chǎn)品的HR SaaS軟件是標(biāo)準(zhǔn)化的軟件，一般情況下不愿意做POC，主要的原因是成本太高，小客戶還是強調(diào)短、平、快。
定位成中大型客戶的，解決方案式的HR軟件，客戶大部分都會要求做POC演示的，供應(yīng)商也會主動要求做POC，以降低項目后期的風(fēng)險。
以北森為例，HR SaaS軟件不是標(biāo)準(zhǔn)化的，是基于PaaS的一體化HR SaaS，可以為客戶提供定制化的解決方案，POC自然是避免不了的，我們通常也都建議客戶做POC，以避免前期溝通不暢通而導(dǎo)致的后期項目風(fēng)險。
怎么才能做好POC呢？你需要掌握以下三大出考題技巧：
考題出得要精準(zhǔn)：一定要選最迫切的需求、最棘手的場景、最痛的痛點來作為考題；
考察完整的場景：要寫出一個完整的場景、一條完整的流程，保證完整流程是可以在系統(tǒng)上跑起來的；
充分考慮變化：可以要求現(xiàn)場調(diào)整參數(shù)和規(guī)則來看結(jié)果變化，以考量供應(yīng)商應(yīng)對變化、調(diào)整系統(tǒng)的難度。
做完P(guān)OC之后，選型組也就能做到心里有數(shù)：每家的產(chǎn)品可以帶來哪些業(yè)務(wù)提升、哪些需求無法實現(xiàn)、能實現(xiàn)的又是如何實現(xiàn)的，提前也會有合理的心理預(yù)期，而不是過于理想化。
05 做好準(zhǔn)備，軟件上線只是數(shù)字化的開始
很多HR會認(rèn)為，軟件上線就萬事大吉了吧？
事實卻并不是，上線后很大可能還會面臨：軟件剛上線并不受歡迎，很多人使用不習(xí)慣，新一套模式增加了協(xié)同的工作量，數(shù)據(jù)壓根就沒用起來等問題。
這些都是很正常的，軟件上線后有一段適應(yīng)的時間，HR也要做好心理準(zhǔn)備，數(shù)字化工作才剛剛開始。
一方面是日常運維的工作，需要HR、IT和供應(yīng)商CSM做好分工。
供應(yīng)商主要承擔(dān)專業(yè)CSM的職責(zé)；HR要負(fù)責(zé)收集用戶意見，關(guān)注迭代功能、對于新增功能及時做好內(nèi)部溝通與輔導(dǎo)，協(xié)助提升HR內(nèi)部各環(huán)節(jié)工作效率；IT方則需要協(xié)助HR提供技術(shù)支持，學(xué)習(xí)并掌握PAAS等低代碼開發(fā)技術(shù)。
另一方面，則是推動數(shù)字化價值實現(xiàn)的工作：不只是使用軟件，更是發(fā)揮軟件的價值。
比如：HR要學(xué)會提升數(shù)字化思維，更多地用數(shù)字化解決實際問題，打造工作亮點；更要學(xué)會用數(shù)據(jù)講故事，用數(shù)據(jù)研究具體問題，作為決策建議的參考依據(jù)，真正做到用數(shù)據(jù)賦能業(yè)務(wù)等.
2023-06-27
人力資源工具
幾百到上千人的企業(yè)規(guī)模，人力資源部平時各忙各的模塊，沒有HRIS，沒人懂HR系統(tǒng)，上軟件前臨時湊一個“選型天團”，在供應(yīng)商天花亂墜的售賣面前挑花了眼。不得已找了一個第三方咨詢顧問才勉強推進了下去，最后費時費力上了軟件，卻還有一半業(yè)務(wù)需求沒滿足......
這大概就是很多企業(yè)第一次，甚至是第N次HR軟件選型時的真實經(jīng)歷了。
看遍市面上所有選型PPT，依然選不好一個HR軟件？別著急，我們?yōu)槟銣?zhǔn)備了五大選型方法論，每一位選型人都值得擁有。
01 組建一個合適的選型隊伍
在軟件選型這件事上，HR來自火星，IT來自金星，需求和視角不一樣，沒有battle是不可能的。而當(dāng)IT部門想選A，人力資源部門想選B的時候，這個軟件有多好用就已經(jīng)不是那么重要了。這是一場關(guān)乎話語權(quán)的，關(guān)乎部門顏面和實力的對決。
最后battle就從哪個軟件好用，歪樓到了哪個部門出預(yù)算？再歪樓到開始爭論HRIS的編制放在哪......
組建一個合適的選型隊伍，能減少一半的選型煩惱。
一方面是明確目標(biāo)、職責(zé)和執(zhí)行等關(guān)鍵要素，能有效避免意見爭執(zhí)和需求遺漏。一次軟件選型理應(yīng)當(dāng)作一個項目來對待，項目經(jīng)理、執(zhí)行規(guī)劃等都要十分精確。而對于選型負(fù)責(zé)人的選擇，一般會按照上線模塊來抽調(diào)相應(yīng)的HR負(fù)責(zé)，如果隊伍中的人都不太懂軟件，外部聘請顧問或引入獨立機構(gòu)，也是常見的選擇。
另一方面則是能充分發(fā)揮不同角色的長處，尤其是能讓HR和IT優(yōu)勢互補，實現(xiàn)1+1>2的效果。
HR最清楚業(yè)務(wù)需求，即HR的工作要做什么輸出，有什么指標(biāo)；而IT的專長則是功能需求，即用什么工具、什么方案最能解決問題。
在選型過程中，IT的責(zé)任其實是要引導(dǎo)HR回歸業(yè)務(wù)需求，不必對那些看起來很炫但華而不實的功能沖動上頭。在前期需求溝通時，HR充分專注業(yè)務(wù)，并能一針見血地提出需求，也會讓軟件更加有價值。
02 做好關(guān)鍵用戶的需求分析
與供應(yīng)商前期溝通，提問題很重要。選型項目組也都會十分樂意去問供應(yīng)商很多問題，比如：
“你們家有沒有這個功能？那個功能？”
“聽說某某功能很火，你們家做得怎么樣？”
“聽說某家企業(yè)某個模塊做得特別好，他們是怎么做的？”
和供應(yīng)商聊的時候有多愉快，軟件上線后完全沒解決核心需求時就有多崩潰。
在選型溝通的時候，必須要帶著企業(yè)自身最迫切的需求、最棘手的場景、最痛的痛點出發(fā)，才能方便供應(yīng)商設(shè)計最滿足需要的方案。
怎么找到這些“最”？
首先是充分踐行業(yè)人一體，不只是從HR需求出發(fā)，直接看系統(tǒng)對員工全生命周期的服務(wù)和管理支持，而要先從業(yè)務(wù)出發(fā)來拆解需求。
比如業(yè)務(wù)需求是：每年培養(yǎng)很多管培生，希望讓合適的人在合適的位置持續(xù)產(chǎn)出。那么拆解的功能需求就應(yīng)該是：可滿足項目團隊的快速組建，人才的快速發(fā)現(xiàn)，知識管理平臺，員工服務(wù)平臺，離職預(yù)警，人才發(fā)展等。再導(dǎo)向到功能如何實現(xiàn)，產(chǎn)品如何選擇，如此，大方向不會錯。
其次是要充分挖掘關(guān)鍵角色的訴求，關(guān)鍵角色不只有HR。前期需求調(diào)研時要找夠人，更要找對人，管理層、人力資源不同業(yè)務(wù)模塊、員工都是關(guān)鍵用戶。
最后是要搞清楚每個模塊的目前狀態(tài)和未來期望，而且一定要挖掘地夠細(xì)。尤其是有些模塊當(dāng)前已經(jīng)有一定的數(shù)字化基礎(chǔ)了，那對于新系統(tǒng)的期望到底側(cè)重于什么？沒搞清的話，就會很容易導(dǎo)致上了新系統(tǒng)還不如之前Excel好用的尷尬。
03 抓住供應(yīng)商評估的關(guān)鍵要素
對內(nèi)的工作已經(jīng)做得很充分了，可當(dāng)幾家銷售人員“你方唱罷我登場”，“八仙過海各顯神通”時，面對每家各有千秋的“誘惑”，選型組表示：這道題又不會做了！
如何以專業(yè)的眼光，迅速辨別供應(yīng)商的真實能力？
選產(chǎn)品的時候，需求匹配是第一原則。
選擇軟件的第一原則自然是需求匹配度，產(chǎn)品能滿足就加分，不能就減分。但受預(yù)算等原因，肯定是沒辦法一次性實現(xiàn)所有需求的，同時考慮到未來的新增需求，模塊拓展就很重要，所以就要考量在場景深度和功能深度的研發(fā)投入，不同模塊的交互等更多的因素。
同時，一些重要的功能，前期可能會忽視，但上系統(tǒng)后卻發(fā)現(xiàn)很重要，比如HR常用的報表與分析工具，IT會比較關(guān)注的平臺化以及零代碼/低代碼開發(fā)擴展能力等，可單獨作為重點來考量和溝通。
選服務(wù)的時候，綜合服務(wù)商能力比服務(wù)團隊能力重要。
在和服務(wù)團隊溝通的時候，選型隊伍很容易以顧問個人能力代替公司能力，覺得這個人專業(yè)靠譜就夠了，但是此時的顧問未必和未來實施的顧問是同等水平的，甚至顧問本身的流動性就不小，所以一定要考察供應(yīng)商整體服務(wù)水平和本地服務(wù)能力。
除了這些基本要求外，對于比較有意的廠商，可以進一步溝通：
產(chǎn)品優(yōu)化：產(chǎn)品多久升級一次？最近一次升級了哪些功能？產(chǎn)品的路線圖是怎樣的？
問題處理：客戶上報系統(tǒng)問題的渠道有哪些？
知識賦能：為客戶開展哪些培訓(xùn)活動、開放哪些產(chǎn)品知識庫？提供哪些培訓(xùn)課程和認(rèn)證考試？
最后，文檔是產(chǎn)品功能的說明和項目經(jīng)驗的沉淀。可以問供應(yīng)商要一些產(chǎn)品幫助文檔、項目交付文檔等，通過文檔質(zhì)量考察供應(yīng)商實力。
04 掌握POC驗證三大技巧
俗話說“銷售的嘴，騙人的鬼”，售前說的話肯定都是好的，同時人和人之間的溝通本就有誤差，所以對于選型期的承諾不要過于相信，POC才是王道。
POC（Proof of Concept），為觀點提供證據(jù)。選型時把你的需求列出來，讓服務(wù)商做模擬演示，看能否解決這些需求。
當(dāng)然，并不是所有的選型都一定要做POC。有一些做免費、甚至小客戶產(chǎn)品的HR SaaS軟件是標(biāo)準(zhǔn)化的軟件，一般情況下不愿意做POC，主要的原因是成本太高，小客戶還是強調(diào)短、平、快。
定位成中大型客戶的，解決方案式的HR軟件，客戶大部分都會要求做POC演示的，供應(yīng)商也會主動要求做POC，以降低項目后期的風(fēng)險。
以北森為例，HR SaaS軟件不是標(biāo)準(zhǔn)化的，是基于PaaS的一體化HR SaaS，可以為客戶提供定制化的解決方案，POC自然是避免不了的，我們通常也都建議客戶做POC，以避免前期溝通不暢通而導(dǎo)致的后期項目風(fēng)險。
怎么才能做好POC呢？你需要掌握以下三大出考題技巧：
考題出得要精準(zhǔn)：一定要選最迫切的需求、最棘手的場景、最痛的痛點來作為考題；
考察完整的場景：要寫出一個完整的場景、一條完整的流程，保證完整流程是可以在系統(tǒng)上跑起來的；
充分考慮變化：可以要求現(xiàn)場調(diào)整參數(shù)和規(guī)則來看結(jié)果變化，以考量供應(yīng)商應(yīng)對變化、調(diào)整系統(tǒng)的難度。
做完P(guān)OC之后，選型組也就能做到心里有數(shù)：每家的產(chǎn)品可以帶來哪些業(yè)務(wù)提升、哪些需求無法實現(xiàn)、能實現(xiàn)的又是如何實現(xiàn)的，提前也會有合理的心理預(yù)期，而不是過于理想化。
05 做好準(zhǔn)備，軟件上線只是數(shù)字化的開始
很多HR會認(rèn)為，軟件上線就萬事大吉了吧？
事實卻并不是，上線后很大可能還會面臨：軟件剛上線并不受歡迎，很多人使用不習(xí)慣，新一套模式增加了協(xié)同的工作量，數(shù)據(jù)壓根就沒用起來等問題。
這些都是很正常的，軟件上線后有一段適應(yīng)的時間，HR也要做好心理準(zhǔn)備，數(shù)字化工作才剛剛開始。
一方面是日常運維的工作，需要HR、IT和供應(yīng)商CSM做好分工。
供應(yīng)商主要承擔(dān)專業(yè)CSM的職責(zé)；HR要負(fù)責(zé)收集用戶意見，關(guān)注迭代功能、對于新增功能及時做好內(nèi)部溝通與輔導(dǎo)，協(xié)助提升HR內(nèi)部各環(huán)節(jié)工作效率；IT方則需要協(xié)助HR提供技術(shù)支持，學(xué)習(xí)并掌握PAAS等低代碼開發(fā)技術(shù)。
另一方面，則是推動數(shù)字化價值實現(xiàn)的工作：不只是使用軟件，更是發(fā)揮軟件的價值。
比如：HR要學(xué)會提升數(shù)字化思維，更多地用數(shù)字化解決實際問題，打造工作亮點；更要學(xué)會用數(shù)據(jù)講故事，用數(shù)據(jù)研究具體問題，作為決策建議的參考依據(jù)，真正做到用數(shù)據(jù)賦能業(yè)務(wù)等.
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